Catholic Relief Services-USCCB (CRS) est l'agence humanitaire internationale officielle de la communauté catholique des États-Unis qui travaille à sauver, protéger et transformer des vies dans le besoin dans plus de 100 pays, sans considération de race, de religion ou de nationalité. Le travail de secours et de développement de CRS est accompli par le biais de programmes d'intervention d'urgence, de lutte contre le VIH, de santé, d'agriculture, d'éducation, de microfinance et de consolidation de la paix. CRS est installée au Bénin depuis 1958 et entretient des relations séculaires, dans tout le pays, avec des partenaires ecclésiastiques et non ecclésiastiques ; le gouvernement et les communautés locales. Le programme de CRS au Bénin dispose d’une base de financement croissante et diversifiée et a son bureau principal à Cotonou et un sous-bureau à Parakou, duquel les interventions à l’intérieur du pays sont administrées.
Toutes personnes qualifiées, hommes et femmes de nationalité Béninoise, y compris les personnes handicapées sont vivement invitées à présenter leur candidature au poste suivant :
UN(E) ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE), CHARGE (E) DES REQUISITIONS – PARAKOU
Résumé du poste :
L`Assistant (e) Administratif (ve), Chargé (e) des réquisitions fournira des services dans la réalisation au jour le jour d’activités administratives réactives, efficaces et efficientes en appui à la mission de Catholic Relief Services (CRS) de servir les personnes pauvres et vulnérables. Il/elle fournira des services constants et de qualité et contribuera à la bonne gestion des ressources pour aider à garantir l’efficacité opérationnelle permettant d’appuyer des programmes de qualité élevée.
Responsabilités du poste :
- Faciliter la communication avec toutes les unités de l’organisation et les parties prenantes externes, selon les cas. Envoyer/recevoir et distribuer tous les mails/ lettres/ documents entrants et sortants.
- Réaliser des transactions et processus administratifs spécialisés (par ex. traduire, taper, corriger et/ou formater des documents ; enregistrer et transcrire des comptes-rendus de réunions ; rédiger des messages simples de correspondance).
- Préparer des documents de transaction en appui à des processus généraux d’opérations et aider à la coordination du traitement des transactions (par ex. demandes de paiement, autorisations de voyage, avances de frais de voyage, visas, etc.)
- Compiler des données, faire la saisie et la vérification de données relatives aux processus administratifs généraux (par ex. diverses listes de contacts, examen des fiches de bord des véhicules, dossiers d’accueil pour les visiteurs, etc.)
- Appuyer les dispositions logistiques pour les employés et les visiteurs. Fixer et coordonner les rendez-vous. Fournir un appui pour la logistique et la communication des activités de planification d’évènements.
- Aider à la mise en œuvre des processus de gestion des biens, comme la réception et la distribution des biens, l’étiquetage des biens, les comptes physiques, etc.
- Collecter toutes les requêtes de réquisitions au niveau de chaque section. Contrôler la conformité des pièces soumises pour les réquisitions. Initier en ligne et suivre le retour des approbations des réquisitions. Transmettre les réquisitions approuvées au service demandeur.
- Tenir à jour le registre d`enregistrement des réquisitions.
Formation, expérience et capacités requises
Études et expérience
- Baccalauréat exigé. BTS en Gestion Administrative, Secrétariat-bureautique ; Sciences et Techniques de l’information ou tout autre domaine connexe souhaité.
- Deux (02) ans d’expérience de travail de bureau dans un rôle de secrétariat ou d’administration. Une expérience dans une ONG locale ou internationale est un plus.
- Expérience en traitement de texte, saisie de données dans des bases de données et des formulaires en ligne et expérience du travail avec divers équipements de bureau.
- Expérience de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et systèmes de gestion de l’information - Maîtrise de Word.
Compétences personnelles
- Bonne gestion du temps et capacité à travailler à des tâches multiples
- Souci du service au client et bonnes compétences en communication et relations interpersonnelles
- Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats
Principales relations de travail :
Supervision : néant
Interne :
- principale : Chargé des achats, Chargé Administratif et Logistique ;
- secondaire : Personnel de CRS basé à Parakou et sur le terrain, Personnel de basés à Cotonou
Externe : fournisseurs, partenaires, etc….
Compétences du REDI (Respect, Equité, Diversité, Inclusion) de l’organisme (pour tout le personnel de CRS) :
Les compétences de l’organisme clarifient les comportements et les attitudes attendus de tout le personnel. Lorsqu’elles sont démontrées, elles créent un environnement de travail stimulant, aident les membres du personnel à donner le meilleur d’eux-mêmes et permettent à CRS d’atteindre les objectifs de l’organisme.
- Responsabilité personnelle – Assume constamment la responsabilité de ses propres actions.
- Agit avec intégrité - Modélise constamment les valeurs alignées sur les principes directeurs et la mission de CRS. Est considéré comme honnête.
- Instaure et maintient la confiance - Fait preuve de cohérence entre ses paroles et ses actes.
- Collabore avec les autres – Travaille efficacement au sein d’équipes interculturelles et diverses.
- Ouvert à l’apprentissage – Recherche des expériences susceptibles de changer la perspective ou d’offrir l’occasion d’apprendre de nouvelles choses.
Compétences en leadership de l’Organisme :
- Mène le changement – Cherche continuellement des moyens d’améliorer l’organisme grâce à une culture d’agilité, d’ouverture et d’innovation.
- Développe et reconnaît les mérites des autres – Renforce la capacité des membres du personnel pour qu’ils atteignent leur plein potentiel et améliorent les performances de l’équipe et de l’organisme.
- Prédisposition à la stratégie – Comprend le rôle dans la transformation, la communication et la mise en œuvre de la stratégie et des priorités de l’équipe de l’organisme.
Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.
Candidatures :
Retrouvez cet avis de recrutement sur les sites suivants :
https://talentsplusafrique.com/jns/index.php/offres-d-emploi.html
www.cdcafrique.com
LES FEMMES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES A POSTULER.
Toutes personnes intéressées par le présent avis sont priées d’envoyer un dossier de candidature en ligne suivant le lien :
- Poste d`Assistant (e) Administratif (ve), Chargé (e) des réquisitions-Parakou : https://lc.cx/PeJ29Y
❖Remplissez le formulaire en y attachant la lettre de motivation adressée au Représentant Résident de CRS BENIN contenant obligatoirement la mention suivante : « En postulant à cet emploi, je comprends et reconnais que CRS exige de son personnel qu'il traite toutes les personnes avec dignité et respect et qu'il prévienne activement le harcèlement, la maltraitance, l'exploitation et le trafic d'êtres humains. De plus, je comprends que si je suis un candidat retenu, je serai soumis à une vérification approfondie de mes antécédents et que mes références personnelles / seront utilisées pour évaluer mes comportements liés aux sujets susmentionnés relatifs à la protection. » et un CV portant les noms et adresses (surtout électroniques) de 3 personnes de référence ; au plus tard le 20 juin 2023 à 17h. Pour tout renseignement, contactez-nous par BJ_HR@crs.org
NB :
- Seules les candidatures signées seront prises en compte
- Seuls les candidat/e/s présélectionné/e/s seront contacté/e/s
- CRS se donne le droit de ne pas donner suite à ce processus de recrutement
- La suite du processus se fera en ligne par les applications Microsoft Teams, TeamViewer et LogMeIn
Les procédures d’acquisition de talents de CRS reflètent notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et l’exploitation.
CRS est un employeur respectueux de l’égalité des chances.
